传统食堂仓库管理往往依靠人工记录库存进出货情况，容易出现错误。在繁忙时段，工作人员可能因疏忽记错食材的进货或出货数量。

缺乏实时监控，库存数据无法及时更新，导致实际库存与账本记录不符，影响食堂正常供应。

基础信息管理模块

1. 供应商管理：记录供应商的详细信息，包括名称、地址、联系方式、营业执照、食品经营许可证等资质信息，并可对供应商进行分类管理和评价。

2. 食品信息管理：维护食品的基本信息，如名称、规格、单位、条形码、保质期、存储条件等，为后续的采购、库存和销售管理提供基础数据。

3. 仓库信息管理：设置仓库的名称、位置、容量等信息，方便对食品进行分类存储和管理。

4. 员工信息管理：管理食堂员工的基本信息，包括姓名、工号、部门、职位等，并分配不同的系统操作权限。

采购管理模块

1. 采购计划制定：采购人员根据当前库存情况，制定详细的采购计划，包括采购食品的种类、数量、规格、预算等。

2. 采购订单生成与跟踪：系统自动生成采购订单，并实时跟踪订单的执行情况，包括订单的发货、运输、到货等状态，及时提醒采购人员处理异常情况。

3. 采购验收：食品到货后，工作人员根据采购订单和食品信息对到货食品进行验收，检查食品的数量、质量、规格等是否符合要求，验收合格后入库。

库存管理模块

1. 实时库存监控：实时统计食品的出入库信息，更新库存数据，并在系统中实时显示库存数量、位置、保质期等信息。

2. 库存预警：设置库存上下限和保质期预警阈值，当库存数量低于下限或食品临近保质期时，系统自动发出预警信息，提醒管理人员及时补货或处理临近过期食品。

3. 库存盘点：支持定期盘点和不定期抽盘，系统自动生成盘点任务清单，盘点人员使用扫码设备对库存食品进行盘点，盘点结果与系统库存数据进行比对，生成盘点差异报表，方便管理人员进行库存调整。

4. 库存调拨：当不同仓库之间的库存出现不平衡时，管理人员可通过系统发起库存调拨申请，经审批后进行食品的调拨操作，并实时更新调出仓库和调入仓库的库存数据。

出库管理模块

1. 领料申请：食堂各部门根据实际需求，在系统中提交领料申请，填写领用食品的种类、数量、用途等信息。

2. 领料审批：领料申请提交后，按照预设的审批流程进行审批，审批人员可在系统中查看申请信息并进行审批操作，审批通过后生成领料单。

3. 出库发货：仓库管理人员根据领料单进行出库发货操作，确认出库食品的信息和数量，系统自动更新库存数据。

4. 出库查询：提供出库记录查询功能，管理人员可按时间、部门、食品种类等条件查询出库信息，了解食品的流向和使用情况。

痛点一：库存数据不准确

痛点描述

• 传统人工记录库存进出货情况，易出现错误。比如在繁忙时段，工作人员可能记错食材的进货或出货数量；手工记录数据更新不及时，导致实际库存与账本记录不符，影响食堂正常供应，可能出现食材短缺或积压。

解决方案

• 入库出库系统统计：入库和出库的数据用数据工厂进行实时统计，用仪表盘和数据关联进行查看，确保库存数据的实时性和准确性。

• 定期盘点与系统核对：定期进行全面盘点和不定期抽盘。与系统中的库存数据进行比对，对于差异数据，及时查明原因并进行调整，保证账实相符。

痛点二：采购计划不合理

痛点描述

• 传统采购计划主要依据经验制定，食堂管理人员可能只是大概估计食材用量进行采购。采购过多会造成食材积压损耗和资金占用；采购过少则会导致食材短缺，影响食堂正常营业。同时，缺乏准确数据支持，难以根据市场价格波动调整采购策略，无法实现成本优化。

解决方案

• 采购申请：根据库存填写采购申请表，让领导去审批，审批通过生成采购订单表，进行采购。
  

• 动态采购调整：建立与供应商的信息共享平台，实时获取食材的市场价格信息。当市场价格波动较大时，系统自动提醒采购人员调整采购计划，选择合适的采购时机和供应商，降低采购成本。

痛点三：食材损耗严重

痛点描述

• 对于食材的保质期管理存在漏洞，易腐坏食材若未及时使用，会造成大量损耗。同时，缺乏合理的库存规划，如一次性采购过多季节性食材，食堂无法在保质期内消耗完，导致食材浪费。

解决方案

• 保质期预警管理：在系统中设置食材的保质期预警阈值，当食材临近保质期时，系统自动发出预警信息，提醒管理人员及时处理。可以采用多种预警方式，如系统消息提醒、短信通知等。

• 先进先出管理：在仓库存储食材时，按照先进先出的原则进行摆放和出库操作。系统记录食材的入库时间，出库时优先推荐先入库的食材，确保食材在保质期内得到使用。

• 合理库存规划：根据食材的消耗速度、采购周期和保质期等因素，制定合理的库存水平。对于季节性食材，根据历史数据，合理安排采购数量和采购时间，避免过度采购。

学校食堂引入新库存管理系统后成效显著。库存数据精准度大幅提升，库存统计与盘点机制让账实误差大幅降低。采购计划更科学，基于采购申请与市场价格动态调整，食材积压与短缺情况锐减。食材损耗显著下降，保质期预警和先进先出策略有效减少了浪费。整体运营效率与经济效益双提升。